e-Dokumenty
Symfonia e-Dokumenty - Aplikacja do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, będących w obiegu przedsiębiorstwa. Umożliwia ich wysyłanie oraz przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Gwarantuje bezpieczny, szybki i co najważniejsze tani sposób zarządzania elektronicznymi fakturami.
Ekspresowo - usprawnia i przyspiesza proces. Wysyła dokumenty na wskazany adres mailowy natychmiast po wystawieniu i podpisaniu pieczęcią elektroniczną firmy lub podpisem kwalifikowanym Użytkownika, przez co:
- umożliwia szybkie dostarczenie dokumentów z pominięciem tradycyjnej drogi wysłania przez pocztę
- nie ma zagrożenia zagubienia dokumentu w trakcie wysyłki
- wysyłanie oraz archiwizacja faktur odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie obrotu fakturami elektronicznymi
- przyspieszenie procesu dostarczania faktur to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim możliwość szybszego rozliczenia się z kontrahentami.
Ekonomicznie - automatyzuje standardowe czynności związane z wystawianiem oraz otrzymywaniem faktur i znacząco wpływa na:
- obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem
- obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów
- usprawnienie zarządzania i kontroli obiegu dokumentów w firmie
- zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu faktur
- szybszą współpracę między kontrahentami, dzięki możliwości korzystania z gotowych wzorów umów handlowych, wymaganych do wzajemnego uznania się stron w procesie wymiany dokumentów elektronicznych.
Ekologicznie - przyczynia się do:
- istotnego ograniczenia ilości zużywanego papieru
- ograniczenia wycinki drzew
- zwiększenia ilości tlenu w atmosferze.
Symfonia e-Dokumenty to aplikacja do bezpiecznego zarządzania fakturami elektronicznymi będącymi w obiegu przedsiębiorstwa. Umożliwia wysyłanie oraz archiwizację tych dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie obrotu fakturami elektronicznymi tj.: Dyrektywy Rady 2010/45/EU z 13 lipca 2010 r. oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Gwarantuje bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi, ponieważ:
- zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego Użytkownika do podpisania każdej faktury elektronicznej daje pewność, co do tożsamości kontrahenta i umożliwia weryfikację, czy treść pliku została zmieniona po jego podpisaniu
- aplikacja nie wyśle faktur elektronicznych niepodpisanych elektroniczną pieczęcią firmy lub podpisem kwalifikowanym Użytkownika
- faktury elektroniczne można wysyłać wyłącznie do kontrahentów, których oświadczenia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych zarejestrowano w aplikacji
- Symfonia e-Dokumenty posiada gotowe wzory umów handlowych, wymagane do wzajemnego uznania się stron w procesie wymiany dokumentów elektronicznych
- umowy o uznaniu się stron oraz zgody kontrahentów do otrzymywania faktur elektronicznych są rejestrowane w archiwum wraz z datami ich obowiązywania
- podczas wystawiania faktur w programach Symfonia Handel lub w Symfonia Faktura program automatycznie sprawdza, czy kontrahent ma zarejestrowaną w Symfonia e-Dokumenty obowiązującą zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych i odpowiednio proponuje wystawienie faktury elektronicznej lub papierowej
- aplikacja posiada system praw dostępu, umożliwiający nadanie Użytkownikom ściśle określonych uprawnień dostosowanych do zakresu operacji, jakie mogą wykonywać
- każda operacja wykonana w Symfonia e-Dokumenty jest rejestrowana w historii wraz z informacją o Użytkowniku, który jej dokonał
- wszelkie zmiany w treści dokumentów są łatwe do prześledzenia, zaś zmiany w dokumentach zarejestrowanych mogą być dokonywane jedynie przez uprawnionych do tego Użytkowników
- wszystkie dokumenty zarejestrowane w Symfonia e-Dokumenty (e-Faktury, duplikaty faktur, umowy, zgody) są przechowywane w jednej bazie danych, nie wymagają dodatkowego kopiowania na inne nośniki zewnętrzne
- dodatkowo dokumenty przechowywane w systemie są automatycznie archiwizowane, co pozwala na łatwe ich odszukanie oraz zmniejszenie czasu dotarcia do informacji źródłowej
- na potrzeby kontroli skarbowej każda e-Faktura może zostać wydrukowana lub wyeksportowana na nośnik zewnętrzny, w zależności od życzenia kontrolera. Należy jednak pamiętać, że e-Faktury należy przechowywać w formie elektronicznej, wydruk takiej faktury nie jest jej dowodem
- faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym Użytkownika lub e-pieczęcią firmy
- jeżeli w konfiguracji klienta poczty elektronicznej zostanie ustawione automatyczne potwierdzanie otrzymania każdej wysłanej wiadomości, to takie potwierdzenie może zostać zaimportowane do Symfonia e-Dokumenty jako załącznik do e-Faktury.
Współpraca z innymi modułami systemu Symfonia
Symfonia e-Dokumenty jest aplikacją ściśle współpracującą z najnowszymi wersjami następujących programów:
- Symfonia Finanse i Księgowość
- Symfonia Handel
- Symfonia Mała Księgowość
- Symfonia Faktura
Do uzyskania pełnej funkcjonalności programu oraz jego efektywnego działania wymagane jest posiadanie jednego z wymienionych programów.
Główne funkcjonalności współpracujących modułów Symfonia
- Symfonia Handel
- generuje e-faktury ( wystawia e faktury)
- tworzy nowe umowy pozwalające na obrót e-faktur pomiędzy Klientami
- importuje e-faktury zakupu
- importuje zamówienia z ACT! - rozszerzenie funkcjonalności współpracy z nowym ACT!
Symfonia Finanse i Księgowość / Symfonia Mała Księgowość
- Importuje e-faktury (import odbywa sie półautomatycznie)
- MKP - proporcje VAT - zmiana w naliczaniu proporcji VAT wynikająca ze zmiany ustawy.
- MKP - zawiera PIT 11
Symfonia Faktura
- generuje e-faktury ( wystawia e-faktury)
- tworzy nowe umowy pozwalające na obrót e-faktur pomiędzy Klientami
- importuje zamówienia z ACT! - rozszerzenie funkcjonalności współpracy z nowym ACT!
Symfonia e-Dokumenty
- posiada archiwum zarządzające e-fakturami
- generuje pieczęcie elektroniczne ( przypisane do konkretnego Klienta/umowy)
- podpisuje e-faktury i je wysyła
- importuje e-faktury do archiwum
- weryfikuje e-faktury pod kątem integralności treści i autentyczności pochodzenia ( zgodności z umową, wystawcą e-faktury)
Symfonia e-dokumenty współpracuje tylko z najnowszymi wersjami programów Symfonia. Optymalna praca jest możliwa, jedynie, kiedy wszystkie współpracujące programy są w tej samej , aktualnej wersji. Zmiana wersji któregokolwiek z programów powoduję kolizję kompatybilności i brak/utrudnienia we współpracy i funkcjonalności.
 |
 |
