KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi

Kompleksowy przewodnik po Krajowym Systemie e-Faktur. Odpowiadamy na najczęstsze pytania przedsiębiorców dotyczące terminów, zakresu i funkcjonowania systemu.

Terminy i zakres obowiązywania

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF wejdzie etapowo:

• 1 lutego 2026 – dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (z VAT) w 2025 roku
• 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców

Czy MF rezygnuje z wdrożenia KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów nie planuje rezygnacji z wdrożenia obowiązkowej wersji systemu. Obecnie trwa drugi etap legislacji i prace nad aktami wykonawczymi.

Zmiany w rozporządzeniach wykonawczych

Uchylone zostanie rozporządzenie z 27 grudnia 2021 roku. Zastąpi je nowe, dedykowane wersji obligatoryjnej, obejmujące m.in. kody QR, dostęp dwuetapowy i certyfikaty wystawcy.

JPK a numer KSeF – okres przejściowy

Nie trzeba wykazywać numeru KSeF w ewidencji sprzedaży w okresie 1.02.2026 – 31.07.2026.

Faktury z kas rejestrujących

Planowane jest przedłużenie możliwości wystawiania faktur z kasy rejestrującej do końca lipca 2026 roku.

Czy pakiet VIDA wpłynie na KSeF?

Pakiet VIDA jest na wstępnym etapie. Polska zabiega, aby nie wpływał na funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur.

Zakres podmiotowy

Czy JDG i mikroprzedsiębiorcy są objęci obowiązkiem?

Tak. Obowiązek zależy od terminu wdrożenia, nie od formy prawnej. Wyjątki dotyczą tylko przypadków wskazanych przez MF (np. podmiotów zagranicznych).

Podmioty zagraniczne – kiedy są wyłączone?

Wyłączenie dotyczy podatników bez siedziby w Polsce i bez FPE w Polsce, albo z FPE, które nie uczestniczy w danej transakcji – zgodnie z decyzją Rady (UE) 2022/1003.

Faktury dla kontrahenta zagranicznego

Gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny, fakturę przekazuje się w sposób uzgodniony z nabywcą (np. w formie papierowej lub PDF przez e-mail).

Faktury B2C (dla konsumentów)

Faktury B2C będą przesyłane do KSeF fakultatywnie. Projekt przepisów przewiduje również rozwiązania w zakresie samoidentyfikacji podatników zwolnionych.

Narzędzia i dokumentacja

Czy bezpłatne narzędzia MF są dostępne?

Tak. Dostępne są:

• Aplikacja Podatnika KSeF
• Aplikacja Mobilna
• e-mikrofirma

Trwają prace nad rozwojem funkcjonalności pod wersję obligatoryjną.

Gdzie znaleźć dokumentację techniczną?

Oficjalne źródło informacji: ksef.podatki.gov.pl – znajdziesz tam dokumentację API, środowiska testowe, demo i produkcję.

Czy MF przebudowuje architekturę KSeF?

Tak. Po przeprowadzonym audycie podjęto decyzję o budowie architektury od podstaw. Intensywne prace są obecnie w toku.

Wystawianie faktur

Gdzie widać datę nadania numeru KSeF?

Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF jest widoczna w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru). Informacja jest również dostępna u nabywcy w systemach zintegrowanych z API.

Czy na wydruku trzeba podawać numer KSeF?

Nie. Struktura e-Faktury nie przewiduje pola z numerem KSeF, więc nie ma obowiązku umieszczania go na wydruku (wizualizacji).

Czy sprzedawca powinien przechowywać numer KSeF?

Sprzedawca – tak (m.in. do wystawiania korekt). Nabywca – nie ma obowiązku, choć warto dla celów dowodowych. Docelowo numer będzie wykorzystywany przy JPK_VAT z deklaracją.

Czy pole P_1 (data wystawienia) jest obowiązkowe?

Tak. Pole P_1 jest obowiązkowe. Faktura jest uznana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF. Odmienność daty w polu P_1 nie powoduje odrzucenia faktury.

Czy wysłanie faktury w okresie fakultatywnym obliguje do dalszego korzystania z KSeF?

Nie. Wysłanie pojedynczych faktur do KSeF w okresie fakultatywnym nie oznacza obowiązku dalszego wystawiania wyłącznie przez system.

Faktura “od ręki” – jak działa w KSeF?

Faktury w KSeF wystawia się w czasie rzeczywistym. Terminy ogólne (np. do 15. dnia miesiąca następnego) pozostają bez zmian. Sprzedawca może dodatkowo wydać klientowi wizualizację papierową.

Błędy i korekty

Czy KSeF odrzuci fakturę wystawioną na błędnego nabywcę?

Nie. System nie weryfikuje poprawności nabywcy. W razie błędu należy wystawić korektę.

Jak poprawić błędny NIP nabywcy?

Należy:

1. Wystawić korektę do zera z błędnym NIP
2. Wystawić oddzielnie fakturę pierwotną z prawidłowym NIP

Ile można wystawić korekt do jednej faktury?

KSeF nie przewiduje limitu liczby korekt do jednej faktury.

Czy “proforma” może być wystawiona w KSeF?

Nie. Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie przewidziano jej w systemie KSeF.

Czy można masowo pobierać faktury przez API?

Tak. Przewidziano masowe pobieranie faktur, wyłącznie w postaci plików XML.

Załączniki i dokumenty towarzyszące

Czy można dołączyć załączniki do faktury w KSeF?

W okresie fakultatywnym – nie. Załączniki przekazuje się poza systemem. Można w treści faktury podać link tekstowy do dokumentacji lub wykorzystać pola opisowe.

W wersji obligatoryjnej (KSeF 2.0) przewidziana jest możliwość dodawania załączników jako integralnej części faktury.

Dokumenty towarzyszące (protokół, list przewozowy)?

Przekazywane są poza KSeF. Dodatkowe informacje można wpisać w polach opisowych faktury (np. DodatkowyOpis).

Dostępy i odbiorcy

Czy można wskazać dodatkowych odbiorców faktury?

Tak. Struktura e-Faktury przewiduje wskazanie dodatkowych podmiotów (np. faktora), które otrzymają dostęp do faktury w systemie KSeF.

Gdzie szukać wsparcia technicznego?

MF zapewnia kanały informacyjne dla integratorów i producentów oprogramowania:

• Dokumentacja na ksef.podatki.gov.pl
• Webinary techniczne
• Środowiska testowe i demo

---

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to kompleksowe narzędzie, które zmieni sposób fakturowania w Polsce. Ministerstwo Finansów systematycznie pracuje nad jego wdrożeniem, zapewniając przedsiębiorcom narzędzia i dokumentację niezbędną do sprawnej adaptacji. Kluczem do sukcesu jest wczesne przygotowanie i wykorzystanie dostępnych zasobów edukacyjnych.

Więcej informacji: ksef.podatki.gov.pl