W księgowości bardzo dużą uwagę powinno skupiać się na precyzji, ładzie i porządku, co nierzadko jest trudnym zdaniem – zwłaszcza, kiedy pracuje się z dużą ilością dokumentów. Nowoczesne technologie, takie jak np. elektroniczny obieg dokumentów, sprawiają, że praca księgowego staje prostsza, a także dużo dokładniejsza. Czy biura rachunkowe faktycznie potrzebują elektronicznego obiegu dokumentów, aby sprawnie pracować? Przekonaj się o tym, czytając poniższy artykuł.
Nowoczesne oprogramowanie w księgowości
Obecnie nowoczesne oprogramowanie wykorzystywane jest praktycznie w każdym biurze rachunkowym, a coraz więcej podatników decyduje się na internetowy kontakt z Ministerstwem Finansów. Jak każde unowocześnienie, tak i wdrożenie nowoczesnego oprogramowania, niesie ze sobą kilka zmian. Pierwszą z nich są e-dokumenty – czyli elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala on na wyeliminowanie przekazywania dokumentów w formie papierowej, dzięki czemu nie istnieje już konieczność przenoszenia dokumentów z jednego miejsca do drugiego. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że wystarczy jedynie kilka kliknięć, i zdecydowanie mniej czasu, aby odbiorca otrzymał dokument i mógł wyświetlić go na swoim urządzeniu.
Kolejna nowość to e-archiwum. Te rozwiązanie nie tylko ułatwia pracę i usprawnia wyszukiwanie, ale także sprawia, że ryzyko ewentualnego zagubienia dokumentu jest minimalne. Archiwum elektroniczne coraz częściej opiera się na przechowywaniu danych w chmurze – a nie jedynie na dysku komputera. Dzięki takiemu rozwiązaniu z dokumentacji może korzystać każda osoba posiadają odpowiednie uprawnienia. O tym kto uzyska dostęp do zawartości chmury decyduje administrator, a wszystkie przechowywane dane są odpowiednio i dobrze zabezpieczone.
Zastosowanie rozwiązań elektronicznych umożliwia również zastosowanie przepisów związanych z RODO, a także usprawnia utrzymanie chronologicznego porządku w dokumentacji i wspomaga jej łatwiejsze udostępnianie. Dostęp do danych wrażliwych posiadają jedynie osoby upoważnione, a wieloetapowa weryfikacja użytkowników pomaga w jeszcze dokładniejszym zabezpieczeniu informacji przechowywanych w chmurze. Udostępnianie i przesyłanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej usprawnia także pracę zespołową – nawet w sytuacji, w której część personelu pracuje zdalnie. Jest to możliwe głównie dzięki opcji dodawania komentarzy do dokumentów elektronicznych.
Automatyczne odczytywanie i elektroniczny obieg dokumentów
W przypadku wprowadzania dokumentów do systemu elektronicznego najczęściej wykorzystuje się OCR – czyli technologię rozpoznającą znaki i przenoszącą je z papierowego dokumentu do systemu. Takie rozwiązanie sprawia, że nie trzeba już ręcznie przenosić każdego dokumentu – ponieważ sprawnie zrobi to odpowiednie oprogramowanie, które szybko utworzy elektroniczny obieg dokumentów przedsiębiorstwie. Jak wskazuje raport Wolters Kluwer, zatytułowany “Nowoczesne narzędzia w księgowości”, około 24% z badanych biur rachunkowych przetwarza od 2000 do nawet 4999 dokumentów w ciągu jednego miesiąca, a 19% obsługuje ich 5000-10 000 i powyżej tej wartości. Im więcej klientów obsługuje biuro rachunkowe, tym więcej dokumentów znajduje się w jego siedzibie. Jeszcze do niedawna wszystko to umieszczane było w segregatorach i teczkach, które następnie segregowano w różne kartony, aby móc pomieścić całą dokumentację w jednym miejscu – dziś takie rozwiązanie jest już niemal nie do pomyślenia.
Elektroniczny obieg dokumentów a wprowadzenie KSeF
Planowane wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, poniekąd wymusza zastosowanie cyfrowej transformacji obiegu dokumentów – zarówno na biurach księgowych, jak i na przedsiębiorcach. Krajowy System e-Faktur to nowy system stworzony przez resort finansów, który pozwala na pracę z fakturami w formie elektronicznej – a konkretniej na ich: wystawianie, przechowywanie i udostępnianie. Do systemu dostosowane są nowoczesne aplikacje księgowe, które są na bieżąco aktualizowane – tak, aby system działał zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami prawa.
Korzystanie z nowoczesnej technologii wraz z biegiem lat staje się absolutną podstawą prowadzenia każdej działalności, gdyż pozwala na wprowadzenie znacznych usprawnień. Jakie są zatem korzyści korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów? Są to między innymi: zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu, łatwiejsze wdrożenie RODO, łatwa i przejrzysta komunikacja z klientem, brak fizycznego archiwizowania dokumentów, czy też sprawna praca zespołowa.
