Jak zrzucić na innych całą robotę, ciesząc się ich wdzięcznością?

Czy w dzisiejszych czasach, kiedy działy kadr większości firm, przytłaczane są coraz większą liczbą, coraz bardziej szczegółowych uregulowań prawnych, a często zmieniające się przepisy podatkowe sprawiają, że przygotowanie wypłaty wynagrodzenia jest ciągłym wyzwaniem, praca specjalistów kadr i płac może stać się łatwiejsza?

Rosnące obowiązki

Skoro nie mamy bezpośredniego wpływu na działania ustawodawcy i wiele wskazuje na to, że działy personalne będą musiały zmagać się nadal, z często zmieniającym się otoczeniem prawnym w ich pracy, jak wobec tego wygospodarować czas na ciągłe rozwijanie swoich kompetencji i jednoczesne wypełnianie rosnących obowiązków?

Może spróbujmy pozbyć się takich obowiązków, które są dla nas rutynowe i nużące?

No niby jak? Powiemy, że od dziś nie będziemy przyjmować wniosków urlopowych, bo nam się znudziło, a poza tym ileż można? Albo wprowadzanie danych o harmonogramach i czasie pracy naszych pracowników – też nas już nie bawi. A w ogóle co chwilę ktoś przerywa nam pracę, przychodząc lub telefonując z jakimś banalnym pytaniem, w rodzaju „ile mi zostało urlopu?”, albo „czemu nie dostałem paska wynagrodzeń w tym miesiącu?”. Można by wywiesić kartkę „Nie przeszkadzać!”. Można, ale na dłuższą metę to się raczej nie sprawdzi.

Inna droga

Jest jednak inny sposób – niech za nas zrobią to inni. Gdyby zamiast dostarczać pracownikom informacje, do których, niewątpliwie mają prawo, wystarczyło im je udostępnić? Jeśli będą ich potrzebować, pobiorą sobie sami. Może zamiast przepisywać dane z kart czasu pracy, które najpierw mozolnie wypełniane są przez bezpośrednich przełożonych naszych pracowników, dajmy im możliwość wprowadzania tych harmonogramów bezpośrednio do naszego systemu kadrowo płacowego. Jeśli dodatkowo narzędzie to będzie wspomagało edycję, umożliwiając szybkie zmiany na bieżąco i kontrolę zachowania norm czasu pracy, myślę, że nie będą mieli nam tego za złe. Jeśli dodatkowo zobaczą, że muszą inaczej zaplanować pracę, ponieważ ich pracownik zachorował, i ujrzą to prawie niezwłocznie po pojawieniu się zaświadczenia lekarskiego na portalu PUE, też raczej się nie obrażą.

Gdyby pozwolić, aby wnioski o wszelkiego rodzaju urlopy, lądowały nie na biurku w dziale kadr, lecz bezpośrednio w programie kadrowo-płacowym, trafiając uprzednio do akceptacji wszystkich osób, które mają w tej sprawie coś do powiedzenia?

Te pomysły nie są szczególnie odkrywcze, tyle, że każdy, kto zna specyfikę kadrowo-płacową stwierdzi, że nie wyobraża sobie udostępniania programu kadrowo-płacowego osobom spoza kręgu HR, ewentualnie zarządu. Po pierwsze mamy tam szereg danych wrażliwych, których udostępnianie obwarowane jest przepisami RODO. W większości tego typu programów, ograniczony dostęp do danych, wymaga wyspecyfikowania bardzo szczegółowych uprawnień użytkowników, co byłoby mało realne przy częstych zmianach w zatrudnieniu. Po drugie – architektura takich programów często wymaga instalowania i licencjonowania aplikacji na każdym urządzeniu, z którego chcemy mieć do niej dostęp. Kłopotliwe, a co gorsza kosztowne. A co, jeśli nasi pracownicy są mobilni i często zmieniają swoją lokalizację?

Jak się “nie da”, jak się “da”…

Czy coś da się z tym zrobić? Oczywiście, bo gdyby się nie dało, po co w ogóle o tym pisać.

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe pozwalają na udostępnienie wybranych danych poprzez tzw. „cienkiego klienta” czyli po prostu przeglądarkę internetową. Takie narzędzie znajdziemy dziś bez mała, na każdym urządzeniu typu PC, tablet czy smartfon. Potrzebujemy jeszcze tylko dostępu do sieci i odpowiednich praw dostępu do naszego systemu. Znamy to z naszych banków. Wiele osób korzysta z bankowości elektronicznej do obsługi swoich rachunków.

E-pracownik

Przykładem takiego rozwiązania jest Symfonia e-Pracownik, który integruje się z programem Symfonia Kadry i Płace. Daje nam on możliwość dania naszym pracownikom dostępu do tylko takich danych z programu KiP, na jakie się zdecydujemy. Dostępu 24 godziny na dobę i to w obrębie całej sieci firmowej, lub jeśli się na to zdecydujemy, w każdym miejscu na Świecie, gdzie dociera Internet. Bezpiecznie i tylko do wybranych danych.

Możemy pozwolić im na wgląd w swoje dane personalne i dowolne dane kadrowe, paski i kartoteki płacowe. Możemy za pośrednictwem portalu przekazywać pracownikom deklaracje PIT-11 oraz dowolne dokumenty w postaci elektronicznej. Mając wgląd w swoje aktualne zasoby urlopowe, pracownicy mogą składać wnioski o różnego rodzaju urlopy, które następnie, po przejściu przez ścieżkę akceptacji trafiają do programu KiP.

Mamy też możliwość zbierania danych, począwszy od aktualizacji danych osobowych, poprzez definiowalne formularze i ankiety.

Przełożeni mogą w portalu planować czas pracy podległych pracowników, a jeśli dołączymy do e-Pracownika zewnętrzny system RCP (rejestracji czasu pracy), również kontrolować rzeczywisty czas pracy. Dział kadr nie musi wyjaśniać powodów brakujących zapisów RCP – mogą to zrobić osoby bezpośrednio nadzorujące pracowników. Jest też możliwość zastąpienia zewnętrznego systemu RCP rejestracją czasu przez logowanie się w e-Pracowniku, również z kontrola lokalizacji.

Do tego rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, wnioski o wypłatę premii dla podległych pracowników – chcesz, to sobie zrób, nie zawracaj głowy.

Cóż nam pozostaje po wdrożeniu takiego rozwiązania w naszej firmie? Nic, tylko oddanie się wyższym sprawom, z rozgryzaniem zawiłości kolejnych ładów włącznie.

Jak przekonać szefa firmy do wdrożenia takiego rozwiązania jakim jest e-Pracownik? Nic prostszego: „Panie dyrektorze, mając dostęp do e-Pracownika będzie pan miał pełną kontrolę nad wszystkimi pracownikami”