Rezygnacja z PPK po naliczeniu listy płac – co zrobić krok po kroku
Jedną z najczęstszych sytuacji w kadraich i płacach jest jest moment gdy pracownik składa rezygnację z PPK, a lista płac jest już policzona. Pojawiają się pytania: czy przekazywać potrącone wpłaty, czy robić korektę, co jeśli pieniądze zostały już wysłane do instytucji? Poniżej znajdziesz praktyczne odpowiedzi i ścieżki postępowania.
PPK w dwóch zdaniach
Pracownicze Plany Kapitałowe to dobrowolny system długoterminowego oszczędzania dla osób zatrudnionych, współfinansowany przez pracownika, pracodawcę i państwo. Rachunek PPK jest imienny i prywatny, a program prowadzi wybrana przez pracodawcę instytucja finansowa.
Rezygnacja z PPK – najważniejsze zasady
-
Do PPK działa automatyczny zapis dla osób 18–54 lata (powyżej 55. roku życia dołącza się na wniosek).
-
Każdy pracownik może zrezygnować – składa pracodawcy pisemną deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
-
Skutek rezygnacji jest od dnia złożenia deklaracji. Nie ma skuteczności „wstecz”, nawet jeśli ktoś wpisze wcześniejszą datę.
-
Rezygnując, pracownik traci korzyści (wpłaty pracodawcy i dopłaty państwa).
-
Ta zasada o dacie złożenia decyduje, czy wpłaty należy naliczyć/przekazać, czy je wstrzymać.
Najczęstsze scenariusze i co zrobić
1. Rezygnacja po naliczeniu listy, ale przed wysłaniem wpłat do instytucji
To wariant, który zdarza się najczęściej.
Jak postąpić:
- Nie wysyłaj potrąconych wpłat do instytucji – rezygnacja już obowiązuje.
- Zwróć pracownikowi potrąconą część (najwygodniej korektą w kolejnej wypłacie).
- Zarchiwizuj dokumenty: deklarację rezygnacji, notatkę służbową i kopię skorygowanej listy płac.
- Zanotuj kto i kiedy wstrzymał przelew – to zabezpieczenie na wypadek kontroli.
2. Rezygnacja po wysłaniu wpłat do instytucji
Tu sytuacja jest inna: środki zostały już przekazane.
Jak postąpić:
- Nie cofasz przekazanych wpłat – są na rachunku pracownika.
- Pracownik może sam wystąpić do instytucji PPK w sprawie środków.
- Od następnego miesiąca nie naliczaj i nie przekazuj nowych wpłat.
3. Rezygnacja po zakończeniu zatrudnienia, ale przed przekazaniem wpłat
Czasem deklaracja trafia już po rozwiązaniu umowy, a zanim zdążysz wysłać składki.
Jak postąpić:
- Nie przekazuj wpłat, jeśli rezygnacja wpłynęła wcześniej.
- Zachowaj dowody daty wpływu (deklaracja, adnotacje) – to kluczowe przy ewentualnych sporach.
4. Wypłata po ustaniu zatrudnienia – czy naliczać PPK?
Dotyczy premii, nagród, ekwiwaltu po zakończeniu pracy.
Zasada ogólna:
- Naliczasz wpłaty, jeżeli przed wypłatą pracownik nie złożył rezygnacji.
- Nie naliczasz wpłat, jeśli po rozwiązaniu zatrudnienia umowa o zarządzanie PPK dla tego pracownika została rozwiązana (np. zmiana instytucji) – w takiej sytuacji wpłaty od tej wypłaty nie będą dokonane.
5. Rezygnacja przed autozapisem
Co 4 lata następuje odnowienie uczestnictwa (autozapis). Poprzednia deklaracja rezygnacji działa do ostatniego dnia lutego roku autozapisu. Nową deklarację można złożyć najwcześniej 1 marca tego roku.
Jak postąpić:
- Nie zapisujesz pracownika do PPK.
- Nie naliczasz żadnych wpłat.
- Przechowujesz dokumentację rezygnacji (na wypadek kontroli).
Uwaga: rezygnacje z datą wsteczną
Zdarza się, że pracownik wpisze wcześniejszą datę na formularzu. To nie działa wstecz. Skutek jest od dnia złożenia deklaracji. Jeśli wcześniej wysłano już wpłaty do instytucji, pozostają w PPK – korekta „w tył” nie jest możliwa.
