Standardowo fakturę wystawia sprzedawca. Ale art. 106d ustawy o VAT przewiduje wyjątek: obowiązek wystawienia faktury może przejść na nabywcę. To właśnie samofakturowanie. Jeśli Twoja firma skupuje towary od rolników ryczałtowych, współpracuje z kontrahentami zagranicznymi albo rozlicza regularne dostawy z wieloma dostawcami, warto wiedzieć, kiedy i jak można z tego skorzystać, oraz jak obsługuje to moduł Handel w enova365.
Spis treści
- 1 Kiedy można stosować samofakturowanie?
- 2 Co musi zawierać umowa o samofakturowaniu?
- 3 Obowiązek podatkowy przy samofakturowaniu
- 4 Samofakturowanie w KSeF: trzy warunki
- 5 Jak uruchomić samofakturowanie w enova365: od czego zacząć
- 6 Najczęstsze błędy przy samofakturowaniu
- 7 Jak wygląda samofakturowanie w enova365?
Kiedy można stosować samofakturowanie?
Przepisy ustawy o VAT wskazują trzy sytuacje, w których stosowanie samofakturowania jest dopuszczalne.
Pierwsza to sprzedaż na rzecz podmiotu, z którym została zawarta umowa w ramach samofakturowania. Pod pojęciem sprzedaży rozumie się tu odpłatną dostawę towarów, świadczenie usług na terytorium Polski oraz eksport towarów do krajów trzecich.
Druga sytuacja to faktury zaliczkowe dokumentujące wpływ części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonania usługi.
Trzecia to dostawy towarów lub świadczenie usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej.
Warto pamiętać, że fakturę w imieniu sprzedawcy może wystawiać nie tylko nabywca, ale też upoważniona osoba trzecia, w tym przedstawiciel podatkowy działający na podstawie art. 18a ustawy o VAT.
Co musi zawierać umowa o samofakturowaniu?
Stosowanie samofakturowania wymaga zawarcia umowy między stronami transakcji. Przepisy nie narzucają jej formy ani szczegółowej treści, ale jeden element jest obowiązkowy: opis procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.
W praktyce akceptacja faktur może wyglądać różnie. Umowa może przewidywać podpis pod fakturą, akceptację mailową lub milczącą zgodę, gdzie sprzedawca ma określony termin na zgłoszenie zastrzeżeń. Jeśli w terminie określonym w umowie żadnych uwag nie zgłosi, faktura uznawana jest za zatwierdzoną.
To ważne z perspektywy dyrektora finansowego: brak formalnej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur naraża obie strony na spory z organami podatkowymi co do prawidłowości rozliczeń VAT.
Obowiązek podatkowy przy samofakturowaniu
Przy samofakturowaniu nie obowiązują żadne szczególne zasady podatkowe. Obowiązek podatkowy powstaje dokładnie tak samo, jak przy zwykłej fakturze wystawianej przez sprzedawcę.
Zasada ogólna: obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli sprzedawca wcześniej otrzymał całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania.
Wyjątki dotyczą wybranych branż: usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, świadczenia usług najmu, leasingu i dzierżawy, usług ochrony, telekomunikacyjnych czy stałej obsługi prawnej. W tych przypadkach obowiązek podatkowy pojawia się z chwilą wystawienia faktury.
Jedno jest pewne: wystawienie faktury przez nabywcę, bez przedstawienia jej do akceptacji sprzedawcy, nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku zapłaty podatku należnego. Odpowiedzialność pozostaje po jego stronie niezależnie od uchybień nabywcy w ramach procedury samofakturowania.
Samofakturowanie w KSeF: trzy warunki
Samofakturowanie w KSeF jest możliwe, ale wymaga spełnienia warunków wynikających zarówno z ustawy o VAT, jak i z zasad dostępu do KSeF. Strony powinny mieć zawartą umowę o samofakturowaniu, w umowie trzeba określić procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę, a sprzedawca musi nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w jego imieniu.
Uprawnienia w KSeF można nadać osobie fizycznej, ale w określonych przypadkach także podmiotowi posiadającemu NIP, np. biuru rachunkowemu lub kontrahentowi, z możliwością dalszego przekazywania uprawnień. Warto zaplanować zastępowalność i nie opierać całego procesu na jednej osobie. Jeśli jedyna uprawniona osoba jest nieobecna, wystawienie faktury w ramach samofakturowania staje się niemożliwe. W większych organizacjach rozwiązaniem jest nadanie uprawnień z prawem do ich przekazywania dalej.
Samofakturowanie w KSeF ma jedną praktyczną zaletę: sprzedawca ma w KSeF dostęp do faktur wystawionych w jego imieniu po ich skutecznym przesłaniu i nadaniu numeru KSeF. Milcząca akceptacja przebiega wtedy sprawniej, bo sprzedawca widzi dokumenty bez czekania na ich fizyczne dostarczenie.
Jak uruchomić samofakturowanie w enova365: od czego zacząć
Zanim w ogóle otworzysz enova365, musisz mieć podpisaną umowę o samofakturowanie z kontrahentem. Bez tego żadna konfiguracja systemu nie ma podstawy prawnej.
Gdy umowa jest gotowa, w module Handel włączasz obsługę samofakturowania dla danego kontrahenta. System pozwala przypisać mu odpowiedni status, dzięki czemu faktury wystawiane w ramach samofakturowania są automatycznie oznaczane wymaganym dopiskiem “samofakturowanie” i trafiają do właściwego rejestru VAT. To ważne, bo faktura wystawiona bez tego oznaczenia może zostać zakwestionowana przez organy podatkowe.
Jeśli korzystasz z KSeF, kolejny krok to nadanie uprawnień w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Sprzedawca loguje się do KSeF i przyznaje nabywcy prawo do wystawiania faktur w swoim imieniu. Dopiero po tym kroku samofakturowanie w KSeF działa po stronie nabywcy.
Po stronie enova365 warto też zadbać o to, żeby procesy księgowe były skonfigurowane tak, aby faktury wystawione w ramach samofakturowania trafiały automatycznie do właściwego okresu rozliczeniowego. Moduł Księgowość obsługuje to natywnie, ale konfiguracja zależy od tego, jak skrojone są schematy księgowania w Twojej firmie.
Najczęstsze błędy przy samofakturowaniu
Samofakturowanie jest rozwiązaniem sprawnym, ale tylko wtedy, gdy procedura jest szczelna. W praktyce pojawiają się trzy błędy, które generują problemy przy kontroli.
Brak opisanej procedury akceptacji w umowie. Przepisy mówią wyraźnie: umowa o samofakturowanie musi określać sposób zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Ogólny zapis “faktury będą akceptowane przez sprzedawcę” nie wystarczy. Umowa powinna wskazywać konkretny tryb, np. milcząca akceptacja w ciągu 5 dni roboczych od wystawienia faktury w KSeF.
Uprawnienia w KSeF przypisane do jednej osoby. Jeśli jedyna osoba z uprawnieniami do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy jest na urlopie lub zwolnieniu, samofakturowanie staje. Faktury wystawiane po terminie mogą przesunąć obowiązek podatkowy i skomplikować rozliczenie miesiąca. Rozwiązanie: uprawnienia z prawem do przekazywania dalej, tak żeby nabywca mógł sam zarządzać dostępami.
Faktury korygujące bez ustalonej procedury. Umowy o samofakturowanie często opisują wyłącznie wystawianie faktur pierwotnych. Tymczasem faktury korygujące też mogą być wystawiane w ramach samofakturowania i też wymagają akceptacji sprzedawcy. Jeśli umowa tego nie reguluje, przy korekcie pojawiają się wątpliwości co do tego, kto i w jakim trybie ją zatwierdza.
Jak wygląda samofakturowanie w enova365?
W module Handel dostępnym w systemie enova365 można uruchomić funkcjonalności związane z samofakturowaniem, zarówno pod kątem prawidłowego generowania plików JPK_VAT, jak i przesyłania faktur przez KSeF. Moduł Księgowość pomaga z kolei ustalić moment powstania obowiązku podatkowego, co przy złożonych przypadkach, np. fakturach zaliczkowych czy dostawach objętych szczególnymi zasadami, ma bezpośrednie przełożenie na poprawność deklaracji.
Jeśli Twoja firma już korzysta z enova365 i chcesz uruchomić samofakturowanie lub sprawdzić, czy aktualna konfiguracja systemu obsługuje KSeF w tym zakresie, zadzwoń: 74 666 21 00. Odpowiemy konkretnie, co trzeba ustawić i czy wymaga to jakichkolwiek zmian w module.
