System Symfonia Obieg Dokumentów – cyfryzacja i automatyzacja zarządzania dokumentacją firmową w Symfonia e-Dokumenty
Elektroniczny obieg dokumentów stał się kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Symfonia Obieg Dokumentów, obecnie rozwijana jako platforma Symfonia eDokumenty, odpowiada na potrzeby firm poszukujących kompleksowego rozwiązania do zarządzania fakturami, umowami, delegacjami oraz całą dokumentacją firmową. System dostępny w modelu chmurowym umożliwia automatyzację procesów, eliminację papierowej biurokracji oraz pełną kontrolę nad przepływem informacji w organizacji.
Kluczowe funkcjonalności systemu obiegu dokumentów
Platforma Symfonia Obieg Dokumentów oferuje szeroki zakres możliwości dostosowanych do specyfiki różnych organizacji. Uniwersalne archiwum dokumentów stanowi centralne repozytorium, w którym przechowywane są wszystkie ważne dokumenty firmowe, niezależnie od ich formy pierwotnej – elektronicznej lub zeskanowanej z wersji papierowej. Zaawansowany system wyszukiwania i filtrowania pozwala natychmiastowo odnaleźć potrzebne informacje, oszczędzając cenny czas pracowników.
Automatyzacja w Symfonia Obieg Dokumentów
Technologia OCR automatycznie rozpoznaje treść dokumentów zakupowych, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko błędów. System może pobierać faktury bezpośrednio z poczty email, automatycznie rozpoczynając ich obieg zgodnie z ustalonymi procedurami. Każda faktura trafia do odpowiedniego działu, gdzie uprawnione osoby mogą ją zweryfikować, zaakceptować i przekazać do dalszego przetwarzania.
Moduł obiegu faktur zakupu umożliwia ścisłą kontrolę nad kosztami firmy. Dokumenty przechodzą przez zdefiniowane etapy weryfikacji formalnej i merytorycznej, a system automatycznie przypomina o zbliżających się terminach płatności. Integracja z modułem płatności pozwala na bezpośrednie przygotowanie paczki przelewów do eksportu dla większości banków obsługujących polskie przedsiębiorstwa.
Korzyści dla Twojego Zespołu
- Drastyczna redukcja kosztów operacyjnych – eliminacja wydatków na papier, drukowanie i archiwizację fizyczną, skrócenie czasu obiegu dokumentów nawet o 70%, co przekłada się na wymierne oszczędności w budżecie firmy
- Pełna kontrola nad finansami i terminami – automatyczne przypomnienia o płatnościach zapobiegające odsetkom, dokładne przypisywanie kosztów do projektów i działów, monitoring cash flow oraz uniknięcie utraty prawa do odliczenia VAT przez terminowe księgowanie faktur
- Automatyzacja kluczowych procesów – system sam prowadzi dokumenty przez etapy zatwierdzania od momentu otrzymania faktury mailem, przez OCR i akceptacje, aż po automatyczne generowanie paczek przelewów bankowych bez ręcznego przepisywania danych
- Praca zdalna i dostęp z każdego miejsca – pełna funkcjonalność przez przeglądarkę internetową umożliwia zatwierdzanie faktur, umów i delegacji ze smartfona czy z domu, co zapewnia ciągłość działania firmy niezależnie od lokalizacji pracowników
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – szyfrowanie danych, automatyczne kopie zapasowe, pełna historia zmian przydatna podczas kontroli skarbowych oraz zgodność z RODO i wymogami archiwizacji dokumentów księgowych
- Natychmiastowy dostęp do informacji – odnalezienie dowolnego dokumentu w kilka sekund zamiast kilkunastu minut przeszukiwania segregatorów i folderów, co eliminuje opóźnienia w obsłudze klientów i podejmowaniu decyzji biznesowych
- Gotowa integracja z systemami ERP – bezproblemowa współpraca z Symfonia Finanse i Księgowość, KSeF, e-Doręczeniami i pocztą email, co zapewnia spójność danych i eliminuje podwójne wprowadzanie informacji między systemami
Mają Państwo pytania? Zapraszamy do kontatku!
Zobacz, jak program pomoże Twojej firmie
Oszczędzasz czas i pieniądze
Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje koszty papieru, drukowania i fizycznego archiwum. Automatyzacja procesów skraca czas zatwierdzania faktur nawet o 70%, a technologia OCR usuwa potrzebę ręcznego przepisywania danych. Twoi pracownicy mogą skupić się na działaniach przynoszących wartość biznesową.
Masz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów
System automatycznie prowadzi faktury, umowy i delegacje przez wszystkie etapy zatwierdzania zgodnie z Twoimi procedurami. Widzisz dokładnie, na jakim etapie jest każdy dokument, kto go zatwierdził i kiedy. Przypisujesz koszty do właściwych projektów i działów, monitorujesz budżety w czasie rzeczywistym.
Znajdziesz każdy dokument w kilka sekund
Wszystkie faktury, umowy, korespondencja i dokumentacja projektowa w jednym centralnym archiwum dostępnym przez przeglądarkę. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala natychmiast odnaleźć potrzebny dokument. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów, folderów na dysku i skrzynki mailowej.
Elektroniczny obieg dokumentów w Symfonia Obieg Dokumentów
Szybki OCR faktur automatycznie rozpoznaje dane kontrahenta, kwoty i VAT, eliminując ręczne przepisywanie. Faktury przechodzą przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji z automatycznym przypisaniem do MPK. Przypomnienia o terminach chronią przed odsetkami i utratą prawa do odliczenia VAT. Zaakceptowane dokumenty trafiają do paczki przelewów. Gotowe szablony obiegu w pakiecie!
Elektroniczny obieg umów w Symfonii eDokumenty zapewnia pełną kontrolę nad procesem negocjacji, akceptacji i podpisywania dokumentów kontraktowych. Wbudowany podpis elektroniczny umożliwia wygodne zawieranie umów bez konieczności fizycznego spotkania stron. System przechowuje umowy wraz z wszystkimi aneksami w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do pełnej historii relacji z kontrahentem. Możliwość linkowania dokumentów sprawia, że każda umowa może być szybko powiązana z fakturami, korespondencją i innymi dokumentami dotyczącymi danego projektu lub klienta.
Obsługa delegacji krajowych i zagranicznych w systemie Symfonia Obieg Dokumentów znacząco upraszcza ten czasochłonny proces. Pracownicy mogą łatwo wypełnić wniosek o wyjazd służbowy, uwzględniając wszystkie rodzaje delegacji zgodnie z przepisami prawa pracy. System wspiera wypłatę zaliczek gotówkowych lub przelewem, rozliczanie kosztów noclegów, przejazdów i innych wydatków związanych z podróżą służbową. Automatyczne wyliczanie diet i rozliczanie kilometrówki przyspiesza pracę działu księgowości i eliminuje błędy w obliczeniach.
Moduł wniosków zakupowych pozwala ustanowić przejrzysty proces zamawiania towarów i usług w firmie. Każdy pracownik może złożyć elektroniczny wniosek zakupowy, który przechodzi przez określone etapy akceptacji zgodnie z budżetem projektu i uprawnieniami zatwierdzających. System pozwala kontrolować wydatki jeszcze przed powstaniem faktury, co eliminuje problem nieakceptowanych zakupów i pomaga w zarządzaniu cash flow organizacji.
Integracja z systemami ERP Symfonia
Symfonia Obieg Dokumentów zaprojektowano z myślą o pełnej integracji z pozostałymi aplikacjami z rodziny Symfonia. Gotowe konektory pozwalają na bezproblemową wymianę danych między systemem obiegu dokumentów a Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel czy innymi modułami ERP. Mechanizmy integracyjne automatycznie przenoszą zatwierdzone faktury do systemu finansowo-księgowego, co eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych i zapewnia spójność informacji w całej organizacji.
System współpracuje również z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), obsługuje e-Doręczenia oraz integruje się z pocztą email poprzez protokół IMAP. Taka wszechstronność sprawia, że Symfonia eDokumenty może stanowić centralne narzędzie do zarządzania wszystkimi aspektami komunikacji biznesowej w przedsiębiorstwie.
Poznaj jeszcze więcej korzyści z wdrożenia Symfonia Obieg Dokumentów
Zachęcamy również do kontaktu z nami w celu zaprezentowania systemu oraz analizy i dostosowania Symfonia e-Dokumenty do Państwa biznesu!
Praca zdalna i współpraca zespołowa
Dostęp do systemu Symfonia Obieg Dokumentów przez przeglądarkę internetową umożliwia pracę z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Rozwiązanie doskonale wspiera organizacje pracujące w modelu zdalnym, hybrydowym lub tradycyjnym biurowym:
- Akceptowanie dokumentów z dowolnego miejsca – zatwierdzaj faktury ze smartfona w trasie, podpisuj umowy z domu
- Praca na wielu urządzeniach – komputer, tablet, telefon bez konieczności instalacji oprogramowania
- Wbudowany komunikator ułatwiający bieżący kontakt między członkami zespołu
- Komentowanie dokumentów bezpośrednio w systemie przy konkretnych sprawach
- System okienek przypominający pracę w Windows/Linux/MacOS – jednoczesna obsługa wielu dokumentów i procesów
- Brak blokad geograficznych – zespoły rozproszone w różnych lokalizacjach pracują na tych samych danych
Pracownicy mogą realizować swoje zadania niezależnie od lokalizacji, co znacząco przyspiesza przepływ informacji w firmie i eliminuje opóźnienia związane z nieobecnością kluczowych osób w biurze.
Zarządzanie projektami i zadaniami
Moduł projektów w Symfonia eDokumenty umożliwia kompleksowe zarządzanie inicjatywami biznesowymi. Harmonogram zadań, dokumentacja projektu i budżet znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia monitorowanie postępów i kontrolę kosztów. Funkcja Kanban pozwala na wizualne śledzenie statusu zadań i szybką identyfikację potencjalnych opóźnień w realizacji projektu.
System Sprawy stanowi elektroniczny segregator grupujący dokumenty, zadania i korespondencję związaną z konkretnym zagadnieniem, takim jak reklamacja klienta, realizacja zamówienia czy przygotowanie oferty przetargowej. Każda sprawa może mieć przypisane osoby odpowiedzialne, terminy realizacji oraz szczegółową strukturę zadań do wykonania, co zapewnia pełną kontrolę nad przebiegiem procesów biznesowych.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Symfonia Obieg Dokumentów zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentacji firmowej, chroniąc poufne informacje i spełniając wymogi prawne:
- Szyfrowanie danych chroniące przed nieautoryzowanym dostępem
- Wielopoziomowe uprawnienia z precyzyjnym określeniem, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów i jakie operacje może wykonywać
- Automatyczne kopie zapasowe zabezpieczające przed utratą danych w przypadku awarii
- Pełna historia zmian z dziennikiem wszystkich operacji wykonywanych na dokumentach
- Zgodność z RODO przez kontrolowany dostęp do danych osobowych i możliwość ich szybkiego usunięcia
- 5-letnia archiwizacja dokumentów księgowych zgodna z wymogami prawnymi
- Kompletna dokumentacja dla audytów wewnętrznych i kontroli skarbowych
System eliminuje ryzyko zgubienia, kradzieży lub nieautoryzowanej modyfikacji dokumentów, zapewniając pełną transparentność i kontrolę nad obiegiem informacji w firmie.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Organizacje wdrażające Symfonia Obieg Dokumentów osiągają wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Eliminacja druków, kopiowania i fizycznego przekazywania dokumentów przekłada się na znaczące oszczędności kosztów papieru, tonera i przechowywania dokumentacji papierowej. Automatyzacja procesów zatwierdzania faktur, umów i delegacji skraca czas obiegu dokumentów nawet o kilkadziesiąt procent, co przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych i poprawia płynność finansową firmy.
Oszczędność czasu i eliminacja chaosu:
- Odnalezienie dokumentu w kilka sekund zamiast kilkunastu minut przeszukiwania segregatorów
- Szybsze ewidencjonowanie faktur i dotrzymywanie terminów deklaracji podatkowych bez ryzyka utraty prawa do odliczenia VAT
- Przejrzysty podział kosztów między projekty i działy umożliwiający dokładną analizę rentowności
Lepsza obsługa klientów:
- Natychmiastowy dostęp do pełnej historii współpracy, umów i korespondencji z kontrahentem
- Każdy upoważniony pracownik może sprawdzić status sprawy, eliminując problem niedostępności informacji
- Szybsza reakcja na zapytania klientów dzięki centralizacji dokumentacji
System obiegu dokumentów poprawia jakość obsługi klientów i eliminuje sytuacje, w których kluczowa informacja jest dostępna tylko dla jednej osoby aktualnie nieobecnej w pracy.
Dla kogo jest Symfonia Obieg Dokumentów
Rozwiązanie sprawdza się w firmach każdej wielkości, od małych przedsiębiorstw zatrudniających kilkanaście osób po duże organizacje z rozbudowanymi strukturami i wieloma lokalizacjami. Szczególnie dużą wartość system przynosi przedsiębiorstwom pracującym projektowo, biurom księgowym obsługującym wielu klientów, firmom budowlanym zarządzającym wieloma kontraktami oraz organizacjom, w których obieg faktur wymaga akceptacji przez wielu decydentów na różnych szczeblach zarządzania.
Jeśli Państwa firma boryka się z problemem długiego czasu obiegu faktur, trudnością w odnalezieniu dokumentów, brakiem kontroli nad terminami płatności lub potrzebą usprawnienia procesów zatwierdzania umów i delegacji, Symfonia eDokumenty może być odpowiedzią na te wyzwania. Zapraszamy do kontaktu z zespołem CI-COMPUTER w celu omówienia możliwości wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów dostosowanego do specyfiki Państwa organizacji.
Dlaczego warto rozpocząć współpracę z nami
CI-COMPUTER Instal sp. z o.o. jako Autoryzowany Złoty Partner Symfonii oferuje kompleksowe wdrożenia systemu Symfonia Obieg Dokumentów (Symfonia eDokumenty), zapewniając pełną automatyzację obiegu faktur, umów, delegacji i całej dokumentacji firmowej w Twojej organizacji.
Naszą specjalnością jest dopasowywanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb firm z sektora MŚP. Analizujemy obecne procedury obiegu informacji w Twojej firmie i projektujemy optymalne ścieżki akceptacji dokumentów z uwzględnieniem struktury organizacyjnej, limitów kwotowych i uprawnień pracowników. Tworzymy również dedykowane rozszerzenia oraz integracje, które łączą system obiegu dokumentów z używanymi przez Ciebie aplikacjami biznesowymi.
Kompleksowa obsługa wdrożenia:
- Analiza procesów i projektowanie optymalnych ścieżek obiegu dokumentów
- Konfiguracja gotowych szablonów lub tworzenie dedykowanych workflow
- Integracja z systemami Symfonia Finanse i Księgowość, KSeF, e-Doręczeniami i wieloma innymi
- Szkolenia użytkowników z obsługi systemu i najlepszych praktyk
- Wsparcie techniczne i rozwój systemu po wdrożeniu
Wieloletnia obecność na rynku IT – 30 lat doświadczenia – przekłada się na skuteczne i sprawdzone wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Nasz zespół stale podnosi swoje kompetencje, uczestnicząc w szkoleniach i certyfikacjach Symfonii, dzięki czemu jesteśmy zawsze na bieżąco z technologicznymi nowościami i nowymi funkcjonalnościami systemu.
Zostaliśmy wielokrotnie wyróżnieni przez producenta Symfonii za wysoką jakość usług i zaangażowanie we współpracę z klientami. Działamy na terenie całej Polski, wspierając firmy w cyfryzacji procesów dokumentowych i eliminacji papierowej biurokracji.
Zapraszamy do współpracy z CI-COMPUTER Instal sp. z o.o. – razem wdrożymy elektroniczny obieg dokumentów, który realnie usprawni procesy w Twojej firmie, zaoszczędzi czas pracowników i zredukuje koszty operacyjne.
Pytania i odpowiedzi
Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania
Zapraszamy do kontaktu z nami! Jako Autoryzowany Złoty Partner Symfonia przedstawimy najkorzystniejsze rozwiązanie dla Państwa firmy.