Zatrudniasz pracowników lub planujesz rozszerzyć swój zespół? Musisz dokładnie poznać koszty, jakie wiążą się z zatrudnieniem osoby na minimalnym wynagrodzeniu. Od stycznia 2025 roku minimalna płaca wzrosła, co bezpośrednio wpływa na wydatki przedsiębiorców. Sprawdź, ile tak naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika przy najniższej krajowej – ile pracodawca płaci za pracownika w 2025 roku?
Spis treści
Minimalne wynagrodzenie 2025 – podstawowe informacje
Od stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto. To kwota, którą pracodawca musi zapewnić pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat. Po odliczeniu wszystkich składek i zaliczki na podatek, pracownik otrzymuje na rękę 3510,92 zł netto.
Jednak rzeczywisty koszt dla pracodawcy jest znacznie wyższy. Oprócz samego wynagrodzenia brutto, musi on pokryć dodatkowe składki i wpłaty, co sprawia, że całkowity koszt zatrudnienia jednego pracownika wynosi 5691,59 zł miesięcznie.
Najniższa krajowa – ile pracodawca płaci za pracownika?
Koszt zatrudnienia pracownika otrzymującego wynagrodzenie minimalne w 2025 roku obejmuje kilka elementów. Pierwszym z nich jest wynagrodzenie brutto, na które składają się:
- wynagrodzenie netto, czyli kwota, którą pracownik otrzymuje na rękę,
- składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowane przez pracownika.
To jednak nie koniec kosztów związanych z zatrudnieniem – pracodawca dodatkowo opłaca bowiem pozostałą część składek na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, a także dokonuje wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę
Przy wynagrodzeniu brutto wynoszącym 4666 zł, pracodawca finansuje z własnej kieszeni:
- składkę emerytalną w wysokości 455,40 zł,
- składkę rentową – 303,29 zł,
- składkę wypadkową – 77,92 zł,
- wpłatę na Fundusz Pracy – 114,32 zł,
- składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 4,67 zł.
Łatwo zatem wyliczyć, że łączny koszt składek ZUS pokrywanych przez pracodawcę wynosi 955,60 zł. Dodatkowym obciążeniem jest wpłata do PPK, której podstawowy wymiar wynosi 1,5% wynagrodzenia pracownika, czyli 69,99 zł miesięcznie.
Szczegółowe zestawienie kosztów w tabeli
| Składnik kosztów zatrudnienia | Kwota |
|---|---|
| Wynagrodzenie za pracę (brutto) | 4666,00 zł |
| w tym: składki ZUS finansowane przez pracownika | 639,71 zł |
| składka na ubezpieczenie zdrowotne | 362,37 zł |
| zaliczka na podatek dochodowy | 153,00 zł |
| wynagrodzenie netto | 3510,92 zł |
| Składki ZUS, FP i FGŚP finansowane przez pracodawcę | 955,60 zł |
| Wpłata do PPK (1,5%) | 69,99 zł |
| RAZEM całkowity koszt pracodawcy | 5691,59 zł |
Dodatkowe koszty zatrudnienia pracownika
Pracodawca, zatrudniając pracownika na pełen etat przy najniższej krajowej, musi także uwzględnić ewentualne nadgodziny. W przypadku pracy powyżej standardowego wymiaru, wynagrodzenie za dodatkowy czas pracy obejmuje dodatek w wysokości 50% lub 100%. Wyższa stawka obowiązuje, gdy nadgodziny przypadają w porze nocnej, a także w niedziele i święta (o ile nie są one dniami pracy zgodnie z harmonogramem) lub w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.
Ważne: od wynagrodzenia za nadgodziny naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy.
Koszty pośrednie
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika zwiększają jeszcze koszty pośrednie, związane z:
- finansowaniem obowiązkowych badań lekarskich i szkoleń BHP,
- przygotowaniem i wyposażeniem stanowiska pracy,
- podnoszeniem kompetencji pracowników,
- rozliczeniem nieobecności pracowników – wynagrodzenie chorobowe,
- finansowaniem tzw. benefitów pracowniczych.
Umowa zlecenie i umowa o dzieło – alternatywy dla umowy o pracę
Umowa zlecenie
W przypadku umowy zlecenia koszty ponoszone przez pracodawcę zależą od sytuacji pracownika. Jeśli nie jest nigdzie indziej zatrudniony i nie podlega zwolnieniu z obowiązkowych składek (np. jako student do 26. roku życia), pracodawca musi pokryć zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS. Oznacza to, że poza wypłatą dla pracownika, zleceniodawca ponosi także dodatkowe koszty związane z finansowaniem składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – tak jak w przypadku umowy o pracę.
Jeśli jednak zleceniobiorca osiąga minimalne wynagrodzenie w innej firmie lub spełnia warunki zwolnienia, zleceniodawca nie musi opłacać składek ZUS. W takim przypadku jedynym kosztem pracodawcy jest zatem kwota brutto wynagrodzenia określona w umowie.
Umowa o dzieło
Jakie koszty wiążą się z zatrudnieniem na podstawie umowy o dzieło? W tym przypadku pracodawca nie musi odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne ani zdrowotne, co oznacza, że całkowity koszt zatrudnienia jest równy kwocie wynagrodzenia brutto wskazanej w umowie.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawierana z własnym pracownikiem – wówczas pracodawcę obowiązują standardowe składki ZUS.
Podsumowanie
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę przy najniższej krajowej w 2025 roku, pracodawca musi liczyć się z kosztem 5691,59 zł miesięcznie. Ta kwota obejmuje wynagrodzenie brutto, składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz wpłatę na PPK. Do tego należy doliczyć koszty pośrednie związane z badaniami, szkoleniami BHP, wyposażeniem stanowiska pracy czy ewentualnymi nadgodzinami. Do obsługi procesów kadrowych warto wdrożyć program Symfonia.
Planując budżet na pracowników, zawsze warto uwzględniać pełen koszt zatrudnienia, a nie tylko kwotę wynagrodzenia brutto.
Dane aktualne na wrzesień 2025 roku na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. Na ich podstawie powstał artykuł: Najniższa krajowa – ile pracodawca płaci za pracownika
