Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Wymiar, wynagrodzenie i ewidencja

Nagła choroba członka rodziny, wypadek albo inne zdarzenie wymagające natychmiastowej obecności pracownika może całkowicie zmienić plan dnia. W takiej sytuacji pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę może skorzystać ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.

W codziennych rozmowach uprawnienie bywa nazywane urlopem z powodu siły wyższej. Kodeks pracy posługuje się jednak określeniem „zwolnienie od pracy”. Ta różnica jest istotna, ponieważ nie jest to część urlopu wypoczynkowego ani urlop na żądanie.

Pracownik może wykorzystać 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Za czas zwolnienia zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. Sposób wykorzystania limitu, prawidłowe zgłoszenie nieobecności i jej rozliczenie mogą jednak budzić pytania zarówno po stronie pracownika, jak i działu kadr.

Czym jest zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej?

Zgodnie z art. 148¹ Kodeksu pracy zwolnienie przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.

W praktyce muszą więc wystąpić łącznie trzy elementy:

• pilna sprawa rodzinna,
• choroba albo wypadek,
• konieczność natychmiastowej obecności pracownika.

Przepisy nie zawierają zamkniętej listy zdarzeń uprawniających do skorzystania ze zwolnienia. Każdą sytuację trzeba ocenić indywidualnie. Może to być na przykład nagły wypadek dziecka, pilna pomoc choremu rodzicowi lub nieprzewidziane zdarzenie dotyczące innego członka rodziny.

Co oznacza siła wyższa?

Kodeks pracy nie zawiera osobnej definicji siły wyższej. W orzecznictwie przyjmuje się, że chodzi o zdarzenie zewnętrzne wobec osoby uprawnionej, nadzwyczajne, nieuchronne i w konkretnych okolicznościach niemożliwe do przewidzenia. Takie ujęcie pojawia się między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z 13 maja 2021 roku, sygn. V CSKP 83/21.

W przypadku zwolnienia przewidzianego w art. 148¹ Kodeksu pracy zakres jest dodatkowo zawężony. Zdarzenie musi dotyczyć pilnej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, a obecność pracownika powinna być potrzebna natychmiast.

Dlatego nagły wypadek członka rodziny może uzasadniać zwolnienie, natomiast zaplanowana wcześniej wizyta lekarska zazwyczaj nie spełni warunku nieprzewidywalności i natychmiastowości. Taką interpretację przedstawia również Państwowa Inspekcja Pracy.

Ile dni urlopu z powodu siły wyższej przysługuje pracownikowi?

W ciągu roku kalendarzowego pracownik może wykorzystać:

• 2 dni albo
• 16 godzin zwolnienia.

Pracownik wybiera sposób korzystania z tego uprawnienia w pierwszym wniosku złożonym w danym roku. Jeżeli po raz pierwszy zawnioskuje o jeden dzień, do końca roku korzysta z limitu liczonego w dniach. Wybór godzin oznacza rozliczanie całego rocznego limitu w godzinach.

Niewykorzystane zwolnienie nie przechodzi na kolejny rok. Nie zwiększa również wymiaru urlopu wypoczynkowego i nie pomniejsza jego puli.

Co ze zwolnieniem po zmianie pracodawcy?

Limit przysługuje na cały rok kalendarzowy, a nie oddzielnie u każdego pracodawcy. Rozpoczęcie pracy w nowej firmie nie otwiera kolejnej puli.

Informację o zwolnieniu wykorzystanym w roku, w którym ustał stosunek pracy, pracodawca umieszcza w świadectwie pracy. Wskazuje przy tym liczbę wykorzystanych dni albo godzin. Nowy pracodawca może dzięki temu ustalić pozostałą część limitu.

Jeżeli pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy 6 z 16 godzin, do końca tego samego roku pozostaje mu 10 godzin. Obowiązek wykazania tej informacji wynika z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Dni czy godziny: który wariant wybrać?

Przy standardowym ośmiogodzinnym rozkładzie oba warianty zapewniają łącznie taki sam wymiar zwolnienia. Wariant godzinowy jest bardziej praktyczny, gdy pracownik przewiduje krótkie wyjścia w ciągu dnia. Wariant dzienny może być korzystniejszy przy dłuższych zmianach w równoważnym systemie czasu pracy.

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym może mieć zaplanowane 12 godzin pracy w ciągu jednej doby. Jeśli wybrał rozliczenie w dniach, jeden dzień zwolnienia obejmie cały zaplanowany czas pracy, czyli w tym przykładzie 12 godzin.

Przy wariancie godzinowym roczny limit pracownika pełnoetatowego wynosi 16 godzin. Może on wykorzystać 12 godzin jednego dnia, a pozostałe 4 godziny w innym terminie.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że w wariancie dziennym nie przelicza się dwóch dni na 16 godzin. Dwa dni obejmują czas, który zgodnie z rozkładem pracownik miał w tych dniach przepracować.

Jak obliczyć wymiar zwolnienia przy niepełnym etacie?

Jeżeli pracownik wybierze rozliczenie godzinowe, limit ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Niepełną godzinę należy zaokrąglić w górę.

Przykładowo:

• 1/2 etatu daje 8 godzin,
• 3/4 etatu daje 12 godzin,
• 4/5 etatu daje 12,8 godziny, czyli po zaokrągleniu 13 godzin.

Przy wyborze rozliczenia w dniach pracownik ma prawo do dwóch dni zwolnienia. Każdy z nich obejmuje liczbę godzin zaplanowaną w jego rozkładzie na dany dzień.

Osobna zasada dotyczy osób, których dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin. Przy korzystaniu ze zwolnienia godzinowego limit odpowiada liczbie godzin wynikającej z tej normy za dwa dni. Pracownik z 7-godzinną normą może więc otrzymać 14 godzin zwolnienia.

Czy urlop z powodu siły wyższej jest płatny?

Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do 50 procent wynagrodzenia.

Wynagrodzenie oblicza się według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu urlopowym. Składniki ustalane w wysokości przeciętnej uwzględnia się jednak z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. Dopiero obliczoną kwotę wynagrodzenia za czas nieobecności obniża się do połowy.

Dział płac powinien prawidłowo oznaczyć rodzaj nieobecności. Ma to znaczenie dla obliczenia wypłaty, kontroli pozostałego limitu i późniejszego raportowania czasu pracy.

Jak i kiedy złożyć wniosek?

Wniosek należy zgłosić najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Wynika to z charakteru tego uprawnienia, które ma pomagać w nagłych, niemożliwych do zaplanowania sytuacjach.

Przepisy nie narzucają jednej formy wniosku. Zgłoszenie może nastąpić zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie, na przykład przez firmowy system kadrowy, pocztą elektroniczną, telefonicznie, wiadomością do przełożonego albo osobiście.

Dla celów dowodowych, płacowych i audytowych warto zapisywać zgłoszenia w formie dokumentowej. Wniosek przekazany ustnie lub telefonicznie można później potwierdzić w systemie kadrowym. Pozwala to zachować informację o dacie zgłoszenia, wybranym sposobie rozliczania i wykorzystanym limicie.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?

Pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia, jeżeli wniosek został zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania z niego, a wskazana sytuacja spełnia ustawowe warunki.

Pracownik powinien przekazać informację pozwalającą ocenić, czy chodzi o pilną sprawę rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem i czy jego natychmiastowa obecność jest potrzebna. Według wyjaśnień PIP nie musi przy tym szczegółowo opisywać prywatnej sytuacji ani przedstawiać dokumentów potwierdzających zdarzenie.

Zwolnienie z powodu siły wyższej a urlop na żądanie

Oba uprawnienia pozwalają zareagować na niespodziewaną sytuację, ale działają na innych zasadach.

Urlop na żądanie:

• jest częścią urlopu wypoczynkowego,
• obejmuje maksymalnie 4 dni w roku,
• jest płatny jak urlop wypoczynkowy,
• nie wymaga wystąpienia choroby lub wypadku w rodzinie.

Zwolnienie z powodu siły wyższej:

• ma osobny limit 2 dni albo 16 godzin,
• dotyczy pilnej sprawy rodzinnej związanej z chorobą lub wypadkiem,
• wymaga natychmiastowej obecności pracownika,
• jest płatne w wysokości 50 procent wynagrodzenia.

Wybór właściwego rodzaju nieobecności wpływa na limit i wysokość wypłaty, dlatego nie powinno się stosować tych nazw zamiennie.

Jak ewidencjonować siłę wyższą w kadrach?

Dział kadr powinien zapisać przede wszystkim datę zgłoszenia wniosku, sposób wykorzystania wybrany w pierwszym wniosku w roku, liczbę wykorzystanych dni lub godzin, pozostały limit, okres nieobecności oraz podstawę naliczenia połowy wynagrodzenia.

Warto dopilnować, aby ten sam limit był widoczny w kartotece pracownika, ewidencji czasu pracy i naliczeniu wynagrodzenia. Ręczne prowadzenie kilku zestawień zwiększa ryzyko, że dział kadr zaakceptuje więcej godzin, niż pracownik może wykorzystać, albo niewłaściwie obliczy wypłatę.

Jak obsłużyć siłę wyższą w enova365?

W module enova365 Kadry i Płace dostępne są definicje nieobecności przeznaczone do ewidencji zwolnienia z powodu siły wyższej w dniach i godzinach oraz powiązane z nimi limity.

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

1. Pracownik zgłasza nagłą nieobecność.
2. Kadry rejestrują właściwy rodzaj zwolnienia.
3. System zapisuje wykorzystaną część limitu w dniach albo godzinach.
4. Informacja trafia do kalendarza czasu pracy.
5. Nieobecność zostaje uwzględniona podczas naliczania wynagrodzenia.

Firma może dodatkowo wykorzystać Pulpit Pracownika enova365 do elektronicznego obiegu wniosków i przekazywania informacji między pracownikiem, przełożonym a działem kadr. Dokładny przebieg procesu zależy od konfiguracji systemu i zasad obowiązujących w organizacji.

Największa korzyść nie polega wyłącznie na zapisaniu nieobecności. Kadrowiec widzi sposób rozliczania wybrany przez pracownika, aktualny limit i wpływ zwolnienia na wynagrodzenie w jednym środowisku.

Najczęstsze błędy pracodawców

Traktowanie zwolnienia jak urlopu wypoczynkowego

Zwolnienie z powodu siły wyższej ma osobny limit. Nie należy odejmować go od urlopu wypoczynkowego.

Wypłacanie pełnego wynagrodzenia

Kodeks pracy gwarantuje połowę wynagrodzenia za okres zwolnienia. Firma może stosować korzystniejsze zasady, ale rozwiązanie takie powinno mieć odpowiednią podstawę w przepisach wewnętrznych.

Proporcjonalne zmniejszanie dwóch dni przy części etatu

Proporcję stosuje się do wariantu godzinowego. Wariant dzienny nadal obejmuje dwa dni pracy zgodnie z rozkładem pracownika.

Wymaganie wniosku z wyprzedzeniem

Zdarzenie ma nagły charakter, dlatego pracownik może zgłosić wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy limit siły wyższej zmienił się w 2026 roku?

Nie. W 2026 roku nadal obowiązuje limit 2 dni albo 16 godzin. Pojawiające się określenie „nowy limit” dotyczy odnowienia puli wraz z rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego, a nie zmiany przepisów.

Czy siła wyższa pomniejsza urlop wypoczynkowy?

Nie. Jest to odrębne zwolnienie od pracy i nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Czy niewykorzystane godziny przechodzą na następny rok?

Nie. Limit obowiązuje w danym roku kalendarzowym i nie przechodzi na kolejny.

Czy osoba zatrudniona pod koniec roku otrzymuje pełny limit?

Tak. Przepisy nie uzależniają limitu od miesiąca rozpoczęcia zatrudnienia i nie przewidują proporcjonalnego zmniejszenia go z powodu przepracowania tylko części roku. Osoba rozpoczynająca pierwszą pracę w listopadzie może otrzymać 2 dni albo 16 godzin. Trzeba jednak uwzględnić zwolnienie wykorzystane wcześniej w tym samym roku u innego pracodawcy.

Czy pracownik może wykorzystać jedną godzinę?

Tak, jeżeli w pierwszym wniosku w danym roku wybrał rozliczanie zwolnienia w godzinach.

Czy zwolnienie przysługuje osobie na umowie zlecenia?

Uprawnienie z art. 148¹ Kodeksu pracy dotyczy pracowników. Osoba wykonująca pracę wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej nie nabywa go na podstawie tego przepisu.

Czy pracownik musi dostarczyć zaświadczenie lekarskie?

Kodeks pracy nie wprowadza obowiązku przedstawienia zaświadczenia. Pracownik powinien podać informacje pozwalające stwierdzić, że wystąpiła pilna sprawa rodzinna związana z chorobą lub wypadkiem.

Czy zwolnienie wlicza się do stażu pracy?

Tak. Skorzystanie ze zwolnienia nie zawiesza ani nie przerywa stosunku pracy. Okres ten pozostaje częścią okresu zatrudnienia.

Dobra ewidencja chroni pracownika i pracodawcę

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej daje pracownikowi możliwość szybkiej reakcji na nagły rodzinny wypadek lub chorobę. Dla działu kadr oznacza konieczność pilnowania sposobu rozliczania, rocznego limitu oraz prawidłowej wysokości wynagrodzenia.

Spójna ewidencja ogranicza pomyłki i pozwala szybko sprawdzić historię wykorzystania uprawnienia. W firmach zatrudniających większą liczbę osób warto połączyć obsługę wniosków, kalendarze czasu pracy i naliczanie płac w jednym systemie.